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電子《海關專用繳款書》如何歸檔?
來源:本站 時間:2018-11-12 11:45:14 點擊量:
 進出口企業
使用電子《海關專用繳款書》的必知問題
葉全華摘編
根據海關總署財政部國家稅務總局國家檔案局聯合發布的2018年第100號公告精神,自2018年8月31日起,擴大進出口企業和單位在進出口業務中以海關電子繳稅方式繳納稅款后可以選擇電子打印的改革試點范圍。具體范圍由各直屬海關進行確定后報總署備案。
一、哪里可以獲取電子信息并打印?
進出口企業、單位,以海關電子繳稅方式繳納稅款后,可以選擇兩種方法取得電子繳款書。
1.自行網上下載打印
通過“互聯網+海關”一體化網上辦事平臺(http://online.customs.gov.cn)“我要查”相關功能下載電子《海關專用繳款書》。
電子《海關專用繳款書》包括兩部分,一是符合會計信息化相關標準的數據流文件(相關標準由財政部會同海關總署制定);二是版式文件。企業需要紙質文件的,可以式樣使用版式文件進行打印。
2.海關現場申請打印
自己不會打印,或者在現場時,可以選擇向海關現場申請打印紙質《海關專用繳款書》。
專用繳款書版式文件樣例

二、是否需要加蓋公章?
海關總署公告2018年第132號明確,自2018年10月22日起,啟用“中華人民共和國海關單證專用章”電子印章,企業自行打印的《海關專用繳款書》加蓋電子“單證專用章”,而不是海關的單位公章。也就是說,打印的《海關專用繳款書》上已經套印了電子“單證專用章”,無需另行到海關現場加蓋專用章。
在實務中,難免出現海關遺漏電子章的情形,企業在查詢電子信息中需要留意,發現缺失的,應當告知對應海關進行補征。
中華人民共和國海關單證專用章(印模)


三、電子《海關專用繳款書》如何歸檔?
進出口企業、單位對于電子繳款書的歸檔根據不同的企業類型,可以采取兩種不同的方式。
1.符合條件的可以電子化歸檔
進出口企業、單位從海關接收的電子繳款書,必須附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名(即加蓋有電子“單證專用章”)的,并且同時滿足下列六個條件,方可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。
(1)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;
(2)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(3)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
(4)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;
(5)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(6)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
2.打印紙質文檔歸檔
不滿足上述條件的,進出口企業和單位就應以在對電子《海關專用繳款書》進行歸檔的同時,必須自行打印版式文件進行歸檔。在會計檔案歸檔管理時,應建立紙質文檔與對應的電子文件的關聯關系,即既要有紙質檔案材料,又要有相應的電子檔案文件。

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